7 dicas para reduzir custos com escritório virtual

Saiba os benefícios de se trabalhar em casa tendo um escritório virtual como base de sua empresa

O QUE É ESCRITÓRIO VIRTUAL? 

Resumidamente, é a modalidade de trabalho em que o cliente contrata os serviços operacionais para sua empresa, mas não utiliza fisicamente o escritório. Ou seja, o cliente contrata o endereço comercial e a central telefônica, mas possui sua base de trabalho (geralmente) em Home Office. Nesses casos, o cliente só utiliza o escritório quando precisa fazer uma reunião ou buscar suas correspondências. Uma visão mais ampla pode ser lida no artigo específico: http://www.cwk.com.br/o-que-e-escritorio-virtual-cwkcoworking/

Quais serviços estão inclusos no Escritório Virtual?

• Telefonista personalizada: ao contratar os serviços, um número de telefone fixo é ativo exclusivamente para sua empresa;
• Central telefônica: a central atende a ligação com o nome da sua empresa e repassa os recados por e-mail, e por SMS, para o destinatário;
• Gerenciamento das correspondências: toda correspondência ou encomenda é recebida, e o cliente alertado por e-mail sobre a sua chegada;
• Endereço comercial: o cliente utiliza o endereço comercial no seu cartão de visita, folders, website, papelaria, entre outros;
• Endereço fiscal: dependendo do tipo de empresa, o cliente pode colocar o CNPJ dela no endereço do escritório virtual.

AS DIFERENÇAS ENTRE O ESCRITÓRIO VIRTUAL E O COWORKING

Algumas pessoas confundem escritório virtual com empresas que oferecem salas privativas para alugar. O escritório virtual é um tipo de serviço oferecido tanto por empresas que alugam salas privativas quanto por coworkings ou escritórios compartilhados. As salas privativas também são um tipo de serviço oferecido. Na CWK Coworking, temos os três tipos de serviços que são oferecidos aos clientes: escritório virtual, coworking e salas privadas. Basicamente, a diferença é:

• Escritório virtual: O cliente trabalha fisicamente em um lugar diferente de onde fica o escritório virtual. Geralmente, ele trabalha em Home Office ou possui um emprego em outro lugar, e mantém o escritório virtual como base para sua empresa.
• Coworking: O cliente trabalha fisicamente dentro do ambiente, utilizando toda a estrutura física do local, como banheiros, cantina, mesa, cadeira, internet entre outros.

PÚBLICO ALVO

Mas qual o tipo de empresa que contrata um escritório virtual? Esse tipo de serviço tem um público tão abrangente que não é possível enumerar os ramos de atividades. No entanto, podemos indicar o escritório virtual para os seguintes ramos:

• Profissionais liberais que trabalham de casa;
• Empresas que querem abrir uma filial em outra cidade sem custo de estrutura física;
• Profissionais que possuem um emprego fixo e têm outra atividade profissional paralela.

Enfim, são muitos os tipos de profissionais que podem precisar de um escritório virtual. Os citados acima são apenas alguns exemplos.

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Abaixo, descrevemos sete preciosas dicas de como o escritório virtual pode te ajudar a reduzir o custo operacional e possibilitar que você continue com os benefícios de trabalhar em casa:

Dica #1 – Redução de pessoal

Todos os profissionais administrativos são terceirizados quando se opta pelo escritório virtual. A telefonista, a recepcionista, o motoboy e a limpeza são todos por conta do coworking. Quem não quer ter toda estrutura à sua disposição sem precisar arcar com despesas trabalhistas?

Em números, uma telefonista custa no mínimo R$1.100 reais mais impostos e benefícios, o que no total geraria uma economia de R$1.700 reais aproximadamente.

Dica #2 – Economia com estrutura física

Os custos operacionais como aluguel, IPTU e condomínio são inexistentes para quem opta por utilizar o escritório virtual. O cliente conta com toda a infraestrutura de uma empresa. No caso da CWK, são andares corridos com o que há de mais moderno em equipamentos e mobília, e ele apenas utiliza a sede quando tem necessidade de receber alguém ou alguma encomenda. Essa economia pode chegar a 4 mil reais mensais ou mais, dependendo do tipo de sala que sua empresa alugaria se fosse montar uma sede própria.

O mais importante é que a infraestrutura estará à disposição do cliente sempre que ele precisar, mas sem os custos fixos que uma empresa possui no seu dia a dia.

Dica #3 – Economia com descolamento 

Transito parado. Horas de engarrafamento. Gasolina com preço nas alturas. Usando um escritório virtual o seu custo de deslocamento é zero! Como nesses casos o cliente do escritório virtual trabalha em casa, o seu custo, tanto de tempo para se deslocar quanto de transporte é muito baixo. Mesmo quando é necessário fazer uma reunião, o deslocamento é otimizado com o pré agendamento e a utilização de horários alternativos.

Dica #4 – Manutenção zero!

Toda empresa precisa de um mínimo de manutenção, seja uma lâmpada que queima, um ar condicionado que estraga ou um piso que quebra. A utilização do escritório virtual permite que você tenha toda essa manutenção já incluída no pacote, pois independentemente de o profissional trabalhar em casa, todo o escritório tem que estar em perfeito funcionamento para recebê-lo quando ele precisar utilizá-lo.

Dica #5 – Isenção de obrigações fiscais

Para se contratar um escritório virtual, não é necessário ter empresa firma registrada. Isso possibilita qualquer empreendedor testar seu negócio de uma forma profissionalizada antes de efetivamente formalizar a mesma.

A redução de custo com contabilidade, taxas e impostos pode chegar a mais de um salário mínimo.

Dica #6 – Investimento inicial inexistente

Imagina ter à sua disposição um endereço comercial em um prédio moderno, sem ter que gastar nenhum centavo com mobiliário, decoração e reformas? É isso que o escritório virtual da CWK faz. Você pode nunca precisar ir até ele, mas ele estará lá pronto para receber qualquer demanda que você possa ter.

Dica #7 – Redução de custos com filiais

Na rede CWK, que atualmente está presente em 4 cidades brasileiras, sua empresa pode abrir filiais sem nenhum investimento inicial, pagando uma mensalidade que no máximo gira em torno de 230 reais.

Ou seja, caso sua empresa seja de São Paulo e precise atender um contrato em Brasília, podemos abrir uma filial nesta cidade no endereço da CWK com todo serviço operacional à sua disposição. Simples e prático!

Como diria Steve Jobs: “CONCENTRE-SE NAQUILO QUE VOCÊ É BOM DELEGUE TODO O RESTO”

Já é sabido que a situação econômica do Brasil não está em sua melhor fase e que os índices estimados para o ano de 2015 estão cada vez menos atrativos. A redução de custo nesse período, mesmo que sua empresa vá bem e não precise dela, deve ser analisada para que o futuro seja preservado e o crescimento continuado.

Qualquer crise será sempre um momento de oportunidade para fazer análises sobre o passado e o planejamento para o futuro e, por que, não incluir novas possibilidades, novas ideias e novas experiências?

É preciso sair do “olho do furacão” e observá-lo de fora. Só assim as melhores conclusões serão atingidas

A CWK atua em quatro cidades no sistema de franquia: São Paulo, Belo Horizonte, Brasília e Nova Lima, e nossa meta é estar em todas as principais capitais do Brasil, trazendo com isso a possibilidade de nossos clientes testarem diferentes mercados, fazerem diferentes relacionamentos e novos negócios ao redor do Brasil.

Saiba mais sobre nosso processo de expansão no link: www.cwkfranquia.com.br