Uma atividade necessária e que está presente no dia a dia da maioria dos profissionais são as reuniões.
Afinal, são delas que saem as decisões mais importantes sobre o negócio.
Porém, se uma reunião não for produtiva, significa que serviu apenas para tomar o tão precioso tempo das pessoas que nela estavam envolvidas, reduzindo assim a produtividade dessas pessoas e causando prejuízos para seu negócio.
Saber como fazer uma reunião produtiva é o primeiro passo para que você consiga alcançar os níveis máximos de produtividade e resultados.
Confira, a seguir, quatro dicas fundamentais para gerar produtividade em uma reunião e para otimizar o seu tempo no dia a dia de reuniões de trabalho.
Defina uma agenda
As pessoas envolvidas na reunião devem saber com antecedência sobre data, horário, tema e demais membros participantes.
Assim poderão se preparar para citar o que houver de mais relevante sobre o assunto, contribuindo com o tema que será discutido.
Certifique-se de que a discussão produza resultados
Algumas pessoas costumam marcar reuniões por motivos que muitas vezes poderiam ser facilmente resolvidos com uma simples troca de emails ou ligações.
Uma reunião deve ser realizada para que um problema seja resolvido e quando a resolução deste problema requer um conjunto de ações e tarefas a serem executadas.
Por isso, antes de agendar uma reunião e convocar outras pessoas, tenha muito claro qual o seu objetivo e quais as tarefas a serem executadas por seus respectivos responsáveis.
Assim, você garante o foco da reunião e o sucesso nos resultados.
Faça um resumo da reunião
Faça uma pauta ou um pequeno resumo do que deve ser discutido na reunião, estabelecendo a ordem de importância de cada assunto a ser tratado.
Sem uma pauta bem definido a reunião pode dispersar para assuntos paralelos desperdiçando assim o tempo e a produtividade de todos os participantes.
Após a reunião, também é importante documentar o que foi decidido e disponibilizar esse documento para todos.
Envolva todos os participantes na discussão
Quanto maior o número de convocados, maiores são as chances de que a pauta saia de foco.
Pensando nisso, procure chamar somente as pessoas envolvidas com o tema a ser discutido e que de fato podem ajudar a resolvê-lo.
Para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que você consiga envolver todos os participantes de maneira em que todos tenham condição de contribuir com os temas, mantendo sempre a objetividade da reunião.
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