A montagem de um escritório de Coworking

Nosso escritório de coworking, a CWK, tem 4 anos de existência e nesse último ano a quantidade de pessoas/empresários que nos procuram para pedir ajuda na implementação de um novo escritório de coworking é impressionante. Pelo menos a cada mês temos uma solicitação de consultoria para montagem de um espaço de coworking. Ao mesmo tempo, a cada mês percebemos no mercado um espaço que é fechado pois não conseguiu a quantidade de clientes para se manter funcionando.

Montar um escritório de coworking aparentemente não existe nenhum segredo e a gestão do mesmo pode também parecer simples. Acontece que é preciso ter em mente que o seu potencial cliente precisa se sentir atraído para sair do local onde ele está trabalhando e ir dividir um espaço com outras pessoas. Levando em consideração essa visão, a implantação de um espaço de coworking pode não ser tão simples como parece.

Desenvolvemos uma metodologia para a montagem de um coworking e todos projetos que nos envolvemos aplicamos as seguintes análises:

• Analise financeira e econômica do projeto:

É elaborado um fluxo de caixa para 3 anos de funcionamento e uma planilha de resultado com diversos cenários de faturamento e mix de serviços vendidos. A análise financeira é essencial para avaliar a viabilidade do negócio.

• Avaliação do ponto comercial:

Aqui na CWK utilizamos uma metodologia própria para analisar o ponto comercial. Batizamos de SAT que é um cruzamento de dados para avaliar a região onde se encontra o futuro coworking. A localização de um coworking muitas vezes define o público alvo dele e direciona o empreendedor para tomar a melhor estratégia comercial no seu território.

• Desenvolvimento do layout do local:

É comum as pessoas acharem que qualquer espaço existente pode ser adaptado para ser um coworking. Dentro da elaboração do layout existe uma estratégia para que a disposição das salas, dos móveis e de outros equipamentos sejam feitas de forma a atrair o cliente comercialmente.

• Desenvolvimento do Contrato de Prestação de Serviços

Elaboração do contrato comercial entre o coworking e o seu cliente observando as normas de conduta para utilização do espaço e proteger as partes num eventual desacordo comercial.

• Elaboração de tabelas de Planos e Preços

Existem vários meios de se montar uma tabela de preços, os mais utilizados são: baseados no custo operacional do negócio e baseado na concorrência de mercado. Ao orientarmos o coworking sobre isso levamos em conta alguns estudos científicos de comportamento do consumidor assim conseguimos ser mais assertivos na apresentação da mesma.

• Metodologia de gestão

Desenvolvemos também nossa própria metodologia de gestão operacional que é baseada nos três itens que consideramos essenciais para o coworking: Voz, Dados e Atendimento. Todo o processo de atendimento de atendimento ao cliente, desde uma ligação telefônica até a solicitação de um serviço foram desenvolvidos pela CWK Coworking com base em nossa experiência de mercado. A implantação de toda a estrutura de atendimento desde o aparelho de telefone até a internet sem fio também foi desenvolvida pela CWK e procuramos transferir todo o nosso Know How aos nossos parceiros.

• Treinamento

Após a implantação da estrutura física e operacional é realizado um treinamento de todo o Staff do cliente bem como o proprietário do negócio. Esse treinamento é presencial e são administradas aulas teóricas e práticas. A participação do proprietário é fundamental pois ele quem irá construir a cultura operacional do seu coworking.

• Marketing e vendas digital

Dentro do processo de montagem do coworking, é elaborado uma campanha de vendas on line aproveitando o ranking da CWK no Google e a campanha já existente da mesma. O objetivo é abrir o coworking já com um faturamento inicial.

O processo de inauguração de um espaço de coworking depende pode variar de 1 mês a 3 meses dependendo de quais investimentos precisarão ser feitos em estrutura. O tempo de maturação de um espaço varia de 9 meses a 1 ano sendo que após esse período o ponto de equilíbrio tem que ser atingido, caso contrário alguma coisa está errada na operação.

Sendo assim, a montagem de um espaço de coworking, assim como a montagem de qualquer empresa, tem que ser acompanhado de um estudo e um planejamento estratégico com o objetivo de diminuir o risco de insucesso do negócio.