Uma das grandes dificuldades de abrir e manter uma empresa é lidar com todos os custos e investimentos necessários para garantir uma infraestrutura operacional adequada. Esse é um aspecto muito importante para o sucesso do empreendimento, uma vez que o espaço físico está relacionado não somente à capacidade produtiva do empreendedor, mas também à própria identidade do negócio.
Mas como aliar investimentos em infraestrutura e redução de custos? Neste artigo, você vai conferir que elementos do espaço físico de uma empresa são relevantes para a sua produtividade e que alternativas podem ser adotadas para reduzir custos nesse investimento.
Que aspectos do espaço físico merecem atenção?
Toda a organização do ambiente e infraestrutura do prédio devem ser bem pensados para garantir que as atividades sejam realizadas adequadamente e que o espaço se torne acolhedor para receber clientes. Considere alguns dos principais aspectos!
Tamanho
As medidas do espaço devem permitir que todos os móveis e equipamentos sejam instalados com tranquilidade, sem ficar apertado ou representar riscos durante a execução dos trabalhos. Leve em conta mesa de trabalho, sala de reunião, banheiros, cadeiras, local de descanso etc.
Ergonomia e conforto
O local de trabalho é o ambiente em que o profissional permanece durante muitas horas do seu dia. Então, é indispensável que haja o mínimo de conforto, pois, caso contrário, sua produtividade será diretamente impactada. Isso inclui:
- cadeiras e mesas confortáveis e ergonômicas que proporcionem uma boa postura ao trabalhar;
- sistema de climatização do ambiente para aguentar até nos dias mais quentes ou frios;
- iluminação adequada ao tipo de trabalho realizado.
Tecnologia
Para as rotinas de trabalho, é importante adotar equipamentos e tecnologias eficientes. Isso inclui:
- serviço de internet de alta velocidade e telefonia;
- computadores com monitores de tamanho satisfatório;
- impressora, scanner etc.
Organização do espaço
Todo o espaço precisa ser organizado de forma que tudo funcione bem. Isso inclui áreas que possam ser usadas para receber clientes, fazer reuniões e até fazer conferências, se necessário. Essa infraestrutura garante produtividade e maior ganho de tempo.
Mas como garantir esse tipo de espaço adequado na sua empresa reduzindo custos? É o que veremos a seguir!
Como reduzir custos no espaço físico?
A redução de custos na organização do ambiente da sua empresa parte da otimização do espaço e de todos os elementos o compõe. Veja só!
Organize a desordem
É preciso se livrar da bagunça. Para isso, o primeiro passo é descartar pastas, documentos, revistas e outros papéis que não sejam necessários. À medida que você vai se livrando que não precisa, o espaço vai ficando maior.
Digitalize documentos
Já percebeu que muitos documentos podem ser substituídos por arquivos digitais? Além de economizar papel para impressão, você precisará de menos armários e gavetas para guardar a papelada.
Algumas das ferramentas mais utilizadas para isso são o Evernote, o Drive, do Google, e o OneDrive. Além de já contar com mecanismos de digitalização usando um smartphone, eles armazenam os dados na nuvem, garantindo maior segurança aos seus documentos.
Aposte e móveis multifuncionais
O mobiliário multifuncional, como armários embutidos e estantes com muitas prateleiras, servem para inúmeros propósitos. Sem falar que deixam o espaço com um design arrojado e moderno.
Mude-se para um espaço coworking
Uma das formas mais eficientes de economizar no espaço físico da empresa e ainda contar com uma infraestrutura robusta é o compartilhamento de escritórios por meio de um coworking. Esses locais contam com diversos serviços para o empreendedor, muito mais baratos do que se ele tivesse que investir neles sozinhos. Entre as principais vantagens estão:
- salas equipadas com ar-condicionado e privativas para empresas com dois ou mais funcionários;
- escritórios compartilhados com mobiliário confortável em local climatizado;
- internet de alta velocidade e telefonia;
- secretárias para atendimento aos clientes;
- sala de reunião;
- auditório;
- serviços de limpeza.
No entanto, essa se torna a melhor opção com ótimo custo-benefício garantindo a qualidade no espaço físico da empresa sem abrir mão da redução de custos.
Então, quer saber mais sobre como levar sua empresa para um coworking? Então entre em contato com nossa equipe para tirar suas dúvidas!